Proceso Administrativo

Proceso administrativo

El proceso administrativo se define como una consecución de fases o etapas a través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa. Algunos autores que estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero sólo se refieren al grado de análisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la actualidad, la división cuatripartita, de cuatro fases, es la más aceptada universalmente: planeación, organización, dirección y control.

Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas características del proceso administrativo:

•  El proceso administrativo está formado por un conjunto de fases o pasos de manera cíclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio de la tarea administrativa.

•  Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo que analicemos del proceso administrativo, las fases que invariablemente encontraremos son las de planeación y control.

•  El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de eficiencia.

•  Estimula la innovación y el progreso. 

• Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y empresarial. 

                                                                                                                                                  

F.O.D.A 

Es una herramienta estratégica muy útil, pues nos ayuda a analizar nuestra empresa para saber en la situación en la que se encuentra. El principal objetivo de esta herramienta es ofrecer un claro diagnostico, para saber como reaccionar y así tomar las mejores decisiones estratégicas para tu empresa.

Análisis interno

"En el análisis interno de la empresa se identifican los factores internos claves para nuestra empresa, como por ejemplo los relacionados con: financiación, marketing, producción, organización, etc." (Espinosa, 2013)

Fortalezas: Son los recursos o capacidades con los que cuenta tu empresa para obtener ventajas ante la competencia en el mercado relacionados con: la financiación, la publicidad, productos, etc.


Debilidades: Son aquellos puntos de los que la empresa carece o falla, de los que la competencia esta mejor o en los cuales se pueden solucionar de manera mas rápida.


Análisis Externo

"En el análisis externo de la empresa se identifican los factores externos claves para nuestra empresa, como por ejemplo los relacionados con: nuevas conductas de clientes, competencia, cambios del mercado, tecnología, economía, etcétera. Se debe tener un especial cuidado dado que son incontrolables por la empresa e influyen directamente en su desarrollo." (Espinosa, 2013)

Oportunidades: Son aquellas opciones de mejora externas que tiene tu empresa para ser explotadas. Nos podemos ayudar a encontrarlas con preguntas como: ¿existen nuevas tendencias de mercado relacionadas con nuestra empresa?, ¿qué cambios tecnológicos, sociales, legales o políticos se presentan en nuestro mercado?


Amenazas: Son aquellas que ponen en riesgo la supervivencia de la empresa o que pueden perjudicarla, es importante percibirlas con antelación para estar preparados o saber como reaccionar para revertirla lo antes posible.

F.O.D.A personal

Fortalezas: 

• Decidido
• Optimista
• Perseverante

Oportunidades:

• Apoyo Familiar
• Estudio la Universidad
• Relaciones Diarias
• Negocio Propio

Debilidades:

• Impaciente
• Distraído
• Desordenado

Amenazas:

• Inseguridad
• Economia del Pais
• Salud

                                                                                                                                                  

Plan estratégico

El Plan Estratégico es un documento que recoge las principales líneas de acción, es decir, la estrategia, que una organización se propone seguir en el corto y medio plazo.

Así, el Plan Estratégico se redacta en función de los principales objetivos que la organización pretende y en él se especifican las políticas y líneas de actuación concretas orientadas a la consecución de los objetivos y los intervalos de tiempo precisos que deben ser cumplidos para cada una de las acciones propuestas.

                                                                                                                                                                   

Misión 

La Misión es la declaración que sirve para saber cuál es nuestro negocio o razón fundamental de ser y operar.  Es el primer paso y uno de los elementos críticos para realizar una planeación estratégica.

La misión de una empresa depende de la actividad que la organización realice, así como del entorno en el que se encuentra y de los recursos de los que dispone. Si se trata de una empresa, la misión dependerá del tipo de negocio del que se trate, de las necesidades de la población en ese momento dado y la situación del mercado.

Ejemplos:

                                               

• Hacer de nuestro negocio un negocio, ser productivos. Alcanzar los niveles de rentabilidad establecidos. 

• Lograr un creciente volumen y participación de nuestras marcas. Estar cerca de nuestros consumidores y clientes, ellos son nuestra razón de ser.

• Buscar que nuestro personal se desarrolle y realice plenamente (vivir nuestra filosofía). Orientados permanentemente a aprender.

• Creamos felicidad al brindar el más fino entretenimiento para personas de todas las edades, en cualquier lugar.

• Producir alta calidad, bajos costos, productos fáciles de usar que incorporan alta tecnología para el individuo. Estamos demostrando que la alta tecnología no tiene que ser intimidante para los no expertos en computación

Visión

se refiere a una imagen que la organización plantea a largo plazo sobre cómo espera que sea su futuro, una expectativa ideal de lo que espera que ocurra. La visión debe ser realista pero puede ser ambiciosa, su función es guiar y motivar al grupo para continuar con el trabajo.

a visión depende de la situación presente, de las posibilidades materiales presentes y futuras tal y como las perciba la organización, de los eventos inesperados que puedan ocurrir y de la propia misión que ya se haya plateado.

Ejemplos:

• Elaborar y comercializar productos alimenticios, desarrollando el valor de nuestras marcas. Comprometiéndonos a ser una empresa:

• Altamente productiva y plenamente humana.

• Innovadora, competitiva y fuertemente orientada a la satisfacción de nuestros clientes y consumidores.

• Líder internacional en la industria de la panificación, con visión a largo plazo

• Consolidar el liderazgo de TELMEX INTERNACIONAL, expandiendo su penetración en los mercados donde opera para ser una de las empresas de más rápido y mejor crecimiento a nivel mundial.

• Tener una estación de trabajo que funcione con nuestro software en cada escritorio y en cada hogar.

                                                                                                                                                  

Cultura Organizacional

"La cultura organizacional es la unión de normas, hábitos y valores que de una forma u otra, son compartidos por las personas y/o grupos que dan forma a una institución, y que a su vez son capaces de controlar la forma en la que interactúan con el propio entorno y entre ellos mismos. Es decir, el comportamiento de la empresa dependerá de la forma en la que se apliquen unas normas u otras por parte de sus integrantes." (Díaz,2013)

¿Para que sirve?

La cultura organizacional sirve para que nuestra empresa tenga un orden establecido, aparte de que nos ayuda a detectar problemas en nuestra empresa y a solucionarlos de una manera rápida y eficaz. 

Los Personales nuevos también se ven apoyados en la integración, por parte de la cultura organizacional ya que nos ayuda a pulirlos e integrarlos, para que así se vayan integrando con mayor facilidad a los objetivos de la empresa. O bien a la propia empresa a encontrar los colaboradores indicados para esta.

                                                                                                                                                  

Objetivos y metas

Los objetivos representan las resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, determinados cuantitativamente y establecidos para realizarse en un tiempo especifico.

Los objetivos deben reunir las siguientes características:

• Establecerse en un tiempo especifico
• Determinarse cuantitativamente
• Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo

Ejemplo: 

"Lograr una utilidad neta de 15 millones de pesos durante los próximos 2 años"

Las metas son los pequeños escalones que sirven para llegar al objetivo, son la expresión de un objetivo en términos cuantitativos y cualitativos.

Son los procesos que se deben cumplir para lograr un objetivo, todo objetivo esta compuesto por varias metas que unidas y realizadas conforman el objetivo.

ejemplo: "Aumentar las ventas en un 20% ($200,000 al mes a $240,000 al mes) en los próximos 12 meses, para poder empezar la ampliación de nuestra nueva planta."

                                                                                                                                                  

Estrategias y acciones

Las estrategias son alternativas o cursos de acción que muestran los medios y los recursos que deben emplearse para lograr los objetivos.

Mediante las estrategias se plantea como lograr específicamente y de la mejor manera los objetivos. Por ello existen varias estrategias, como objetivos se definen en una organización. 

Ejemplos:

• Diseñar una campaña publicitaria en los siguientes medios durante todos los meses del año:

Radio: Spot comercial con jingle de la marca en las tres estaciones principales de radio juvenil, en sus cuatro programas de mayor rating, con una frecuencia de seis spots por programa y una duración de 30 segundos por mensaje.

Televisión: Incluir dos spots en el programa de mayor audiencia juvenil, durante los siguientes tres meses, con el fin de entrar en el mercado.

                                                                                                                                                  

Indicadores de desempeño

Un estándar o indicador es una unidad de medida que sirve como mdelos, guia o patron para efectuar el control.

una vez efectuada y obtenida la información acerca de los resultados, es necesario comparar los resultados en relación con los estándares preestablecidos.

Una desviación o no conformidad es la diferencia entre el desempeño real y el estándar, o sea, el cumplimiento de los requisitos.

Para ello existen múltiples tipos de indicadores:

• Financieros: Se aplican en el área de finanzas, y destacan las razones financieras

• De productividad: Expresan la relación entre los insumos y los productos, se aplican a todas las funciones de la empresa

Un indicador es un parámetro para evaluar el logro de los objetivos. Existen diversas metodologías de evaluación y control de gestión en las que utilizan indicadores, como el análisis factorial, el benchmarking, la auditoria contable y administrativa, entre otras.

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Normas

Las normas son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo.

Es decir, las normas indican a las personas lo que deben hacer o no hacer, en determinadas situaciones. O desde el punto de vista del individuo, las normas le dicen lo que se espera de él. Todos los grupos tienen sus normas. A veces, son sólo sobreentendidas, pero otras veces son explícitas, habladas y puede ser que hasta escritas.

Una vez que las normas son establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento de las personas sin necesidad aparente de controlarlas externamente.

De la misma manera, la función de las normas dentro de la empresa es reglamentar el comportamiento de los empleados diciéndoles lo que se permite y lo que no se permite en el lugar de trabajo.

Para que las normas formales apoyen el logro de los objetivos de tu empresa, deben tener las siguientes características:

• Ser consistente. Es decir, que la sanción sea siempre la misma para el mismo incidente, sin que dependa de la persona que cometió la falta. Se busca que seas lo más imparcial y predecible.

• Ser justas. O sea, que el premio o sanción para un comportamiento se asigne en función de la conducta

• Ser conocidas por todos. Es decir, debes informar a toda tu gente cuáles son las normas y las sanciones o premios.

• Estar relacionadas con los objetivos laborales. Es decir, las normas deben relacionarse razonablemente con los objetivos laborales.

• Deben ayudar a expresar los valores de tu empresa. O sea, las normas le dicen a los empleados, clientes o proveedores lo que es valioso para tu negocio.

• Deben conocerse las consecuencias de la violación de la norma. Es decir, las personas deben saber de antemano lo que va a pasar si violan la norma.

Importancia de las normas

 Algunas ventajas de que las normas formales de trabajo sean explícitas y hasta escritas, son las siguientes:

• Reducen los problemas interpersonales entre los empleados ya que, al aplicarse las mismas normas a todos, el trato es más o menos igual y se minimizan las injusticias.

• Facilitan la interacción entre los empleados porque, al saber claramente qué está permitido y qué no, aumentan las posibilidades de que se comporten adecuadamente en el ambiente laboral.

• Favorecen un ambiente laboral más justo, pues al aplicarse las mismas reglas a todos se reducen los favoritismos.

• Reducen los resentimientos de los empleados pues, al ser premiados o sancionados de acuerdo con un reglamento, no se ven estas medidas como un capricho del empresario.

• Ahorran tiempo al empresario, porque cuando los empleados cometen una falta, él no tiene que tomar una decisión individual, sino que aplica simplemente la norma.

• Protegen al empresario y a la empresa, ya que cuando un empleado comete una falta y se le aplica el reglamento, queda claro que se está sancionando la conducta del trabajador y no se piensa que el empresario "estaba de malas" y que por eso se le castigó.

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Políticas

Las políticas son guías para orientas la acción, son criterios y lineamientos generales por observar en la toma de decisiones.

Las políticas tienden a confundirse con reglas, que es diferente, pues las reglas son estrictas y las políticas son flexibles, ejemplo:

Regla: "Las operaciones de ventas se realizaran unicamente al contado"
Política: "Es preferible que los ejecutivos de ventas sean mayores de 25 años"

Tanto las políticas como las reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal; su diferencia radica en el que las políticas proporcionan la libertad de reflexión y elección, mientras que en las reglas no existe margen de interpretación.

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